Browsing articles from "November, 2014"
Nov 24, 2014
Vera Makki
Comments Off

Now Reading: Project Management

Project Management

Prioritas

Kendala di setiap korporasi saat ini adalah bagaimana menentukan prioritas. We have so many things to do at one time, yet we think that each item deserves to get a priority label. Prioritas dipilih berdasarkan tingkat urgensi dan kepentingannya. Semakin urgen dan penting, itulah yang harus segera dikerjakan. Namun seringkali urgent bersifat buru-buru, sehingga hasilnya tidak maksimal. Ada yang menyatakan bahwa urgency terjadi karena penundaan. Seandainya kita pandai memanajemeni pekerjaan di kuadran penting, tanpa harus dibebankan dengan urgensi, maka prioritas dan kualitas pekerjaan dapat dijaga.

Kenyataannya, saat ini kita sering terjebak di kuadran urgent and important. Setelah dianalisa, bukan karena kita menunda pekerjaan-pekerjaan penting, namun terlalu banyak pekerjaan penting. We’re struggling to prioritize because too many priorities. Belum lagi jika ada permintaan dari atasan, dimana apa pun titah dari atasan, selalu menjadi urgent and important (as simple as photocopying). Well, that’s the brutal fact. Semakin tinggi suatu jabatan, orang tersebut akan semakin dicap sebagai ‘urgent and important’. Bener gak?

Managing others’ expectation

Yang terpenting dalam bekerja adalah mengelola ekspektasi kolega kerja dan atasan. Kita harus memiliki sikap bahwa saya memiliki prioritas, saya yang menentukan prioritas saya, apabila ada permintaan ke saya, beritahukan tenggat waktunya dan saya akan mengelola waktu saya agar dapat memberikan bantuan sesuai tenggat waktu yang diberikan. Hal ini memberikan kita pelajaran akan pentingnya respek. Saat mendesak, seringkali kita meminta bantuan kolega dalam sekejap. Saat hal ini terjadi, how to ask menjadi satu hal yang krusial. Jika kita salah bersikap, bisa-bisa kita justru diomeli karena dianggap tidak menghargai waktu dan prioritas orang lain.

The importance of project management

Bagaimana menyiasati kondisi urgent and important? Selain merusak kesehatan lahir batin, bekerja dalam kondisi ini bisa juga merusak profesionalisme, kecuali memang isu atau krisis benar-benar terjadi di luar kuasa kita (force majeur seperti kebakaran, banjir, kecelakaan, dst.)

Hari ini saya membeli buku ‘Project Management’ keluaran Harvard Business Review. Buku setebal 166 halaman dan seharga 299,000 ini (artinya satu lembar seharga 1800 perak doang) dibagi ke dalam 4 fase: planning, build up, implementation, close out. Di dalam setiap fase terdapat beberapa chapter yang ditulis oleh orang yang berbeda seperti Ron Ashkenas yang sudah berpengalaman dalam melakukan project besar.

Yang saya suka dari buku ini adalah tersedianya chart atau diagram yang membantu kita melakukan manajemen project, seperti Gantt Chart atau PERT chart. Buku ini secara efektif menyajikan cara melakukan project management secara ringkas dengan cara-cara untuk mengidentifikasi secara cepat dan komprehensif akan deteksi masalah secara dini, termasuk apabila ada pekerjaan yang berpotensi untuk pindah dari kuadran penting menjadi urgen dan penting.

Apabila deteksi dini dapat dilakukan, maka kita dapat mencegah terjadinya rush atau isu dalam project yang dijalankan. This is a good, recommended book for you who are often in a deep shit due to time management. Selamat membaca!

(Written by @vera_makki)

FacebookTwitterShare

@vera_makki

Current post:

Country Head Corporate Affairs, Citi Indonesia (Citibank, N.A., Indonesia)

Founder #TamanBacaAnakLebah and #BookSTech (Books, Storytelling, and Technology)

Member of: IABC (www.iabc.com) and PRSA (Public Relations Society of America)

Previous track (from recent to past):
- Deputy Director Corporate Communications & Public Affairs, Mercedes-Benz Indonesia
- Corporate Affairs Manager, Fonterra Brands Indonesia
- Communications Manager, Unilever Indonesia
- Public Affairs Manager, Indo Pacific PR
- Consultant, Ogilvy PR
- PR Officer, Hotel Mulia Senayan

Past part-time:
- Lecturer, Communications, International Program, University of Indonesia
- Radio Announcer, Ardan FM, Bandung, West Java
- Contributing writer, The Jakarta Post and various media

Highlights on Achievement & Recognition (recent to past):
- Named 50 Asia's Women Leaders from CMO Asia
- Shine on Awards from Good Housekeeping Indonesia
- The first Indonesian earned Accredited Business Communicator (ABC) from International Association of Business Communicators (IABC), San Francisco, US (www.iabc.com)

A glimpse of me:
#coffeelover #catlover . A wife, a mother of three wonderful kids. Enjoy driving a car, #travelling , #swimming , and #readingbooks . Love to #dance . Crazy about books and share them with the unfortunate children. #gogreen. #cintaIndonesia. Live life to the fullest!

Categories

Archives