Pecha Kucha, Pekan Komunikasi Universitas Indonesia: My Web, My Place

Pecha Kucha 8 March 2011, one of my slide about agile working.

Sekitar satu tahun lalu, tepatnya 8 Maret 2011 saya diundang untuk mengisi sesi di acara tahunan Pekan Komunikasi Universitas Indonesia. Yes, it’s been a year and I just got a chance to write the story now.

Sesi Pekan Komunikasi yang saya ikuti berkolaborasi dengan Pecha Kucha, sebuah gerakan internasional yang bermula di Tokyo pada 2003, mengusung konsep presentasi unik 20×20. Artinya, setiap presenter yang mengisi Pecha Kucha, slide dibatasi 20 halaman dan setiap halaman hanya bisa dipaparkan dalam 20 detik. Artinya, 20 slides, 20 detik, total waktu 6.6 menit (www.pechakucha.org). It’s an honour for me to be one of the line up speakers, in an event where @pechakuchaJkt claimed as full of inspiration and ideas. 

Tema Pecha Kucha pagi itu pun adalah My Web, My Place. Bagaimana sebagai pekerja humas di Jakarta, saya dapat menyiasati waktu dan tenaga untuk tetap melakukan pekerjaan tanpa harus melulu berjam-jam duduk manis di depan layar komputer. Sebaliknya, bagaimana saya tetap dapat melakukan pekerjaan, menghadiri meeting dan mengasuh dua anak, di saat yang bersamaan target pekerjaan tetap dapat tercapai *dan tambahan lagi buat saya, tetap dapat menjalankan hobi di luar pekerjaan kantor*

Solusinya memang hanya satu: technology. For this, I must thank Internet Connection, WIFI, laptop, smartphones, skype, and any gadgets that connect us to anyone from anywhere at anytime.  

Mari berbicara tentang Jakarta yang semrawut macam benang kusut. Lahir dan besar di Jakarta, saya melihat kota ini bergerak mundur terkait transportasi darat. Melejitnya jumlah motor dan mobil tidak berbanding lurus dengan sarana jalan umum dan transportasi publik yang memadai. Puncaknya, perilaku berkendara mulai dari motor butut hingga mobil mewah, masih seringkali menyedihkan. Keruwetannya semakin menjadi dengan pengendara yang masih suka terlihat membuka jendela dan buang sampah sembarangan (bahkan di jalan tol).

Isi slide saya bukan tentang keluhan terhadap tidak kondusifnya jalanan di Jakarta terhadap produktivitas siapapun (bukan hanya pekerja kantoran, tetapi juga termasuk ibu-ibu yang antar jemput anak sekolah). Penekanan saya lebih kepada: bagaimana cara menyiasatinya? Di hadapan sekitar 300 mahasiswa/i komunikasi baik dari Universitas Indonesia maupun universitas lain di luar Jabodetabek, saya memaparkan tentang agile working. Konsep ini diperkenalkan oleh Unilever, my previous employer.

Apabila kita ambil cerita bu Indah dalam satu hari. Ibu beranak tiga ini tinggal di Bekasi, kantor di Sudirman. Setiap hari bangun jam 4 pagi, menyiapkan sarapan untuk seluruh anggota keluarga dan sekolah anak-anaknya, untuk kemudian berangkat naik ojek dari kompleks rumah pukul 7.00 ke terminal bis, berangkat naik bis dan terkena macet di tol Cawang, tiba di kantor pukul 9.00 bahkan terkadang 9.30. Idealnya dengan rutinitas seperti itu, ia bisa tiba di kantor pukul 8.00. Karena tidak ada yang ideal di bentaran aspal Jakarta, maka kendala tak terduga (hingga pada akhirnya terduga) muncul di berbagai kanal perjalanan: dari rumah menuju ke terminal, keterlambatan bis di terminal, kemacetan di Cawang, atau, kalau boleh jujur, kemacetan dari rumah: si anak susah mandi, ternyata PR belum dibuat, si bontot rewel tak mau ditinggal, hingga si bibi mendadak sakit. Pukul 16.00 ia pun harus segera pulang, karena 3 in 1 (sukur-sukur dapat tebengan), bis ke arah Bekasi penuh dan macet, hingga dapat dipastikan ibu sampai rumah pukul 19.00 ke atas. Intinya, setiap hari ibu Indah menghabiskan waktu 4-5 jam di perjalanan.

Jika pekerjaan kantor sedang tidak baik atau baru kena semprot bos atau ada yang mogok di jalan, kekesalannya dapat ditebak, langsung menjalar ke orang rumah. Ibu pulang kantor marah-marah. Atau ibu pulang kantor kerja lagi. Sounds familiar?  

Now let’s look from employer’s perspective that SUPPORT agile working. Ternyata beberapa survei membuktikan bahwa penggunaan ruang kantor selama ini kurang maksimal. Sangat jarang yang menggunakan ruang kantor 100%. Rata-rata penggunaan ruang kantor secara utuh hanya 40%, 20% secara temporer tidak terpakai, dan 40% sama sekali kosong. Kekosongan (baik permanen maupun sementara) terjadi antara lain karena posisi masih lowong atau tipe pekerjaan seringkali berada di luar kantor. Lalu, mengapa perusahaan harus membayar sewa gedung atau ruangan yang cukup mahal setiap bulan apabila kegunaannya tidak maksimal? Meeting antar kota atau ke luar negeri pun saat ini dapat disiasati dengan teleconference, telepresence, and virtual team focus. Buat perusahaan, penghematan dapat dilakukan dari segi transportasi darat dan udara, serta dari segi waktu. Dilansir penghematan yang bisa diraih dari satu aktivitas ini bisa mencapai 30%.

Saat ini pun semakin menurun jumlah waktu yang dipergunakan individu di dalam ruangan/kubikelnya. Pekerjaan di masa kini semakin banyak yang mengutamakan teamwork. Artinya, banyak diskusi, banyak meeting. Artinya, banyak melakukan koordinasi pekerjaan di ruang meeting sambil berdiskusi, meninggalkan ruangan/meja masing-masing. Pertanyaannya, apakah masih perlu dedicated working space for each employee?  Mungkin untuk beberapa posisi seperti admin, sekretaris, atau resepsionis ya. Tetapi untuk mereka yang lebih sering berada di lapangan atau meeting dan melakukan perjalanan bisnis, rasanya disediakan public working station juga ok. Hanya bermodalkan kabel Internet, wifi, power outlets, and … voila! Those managers can work. Artinya, dengan agile working atau kerja dari mana saja, perusahaan dapat berhemat dari segi penyewaan ruang kerja (yang dihitung berdasarkan sqm yang berimbas terhadap pembayaran air, listrik, AC, dan service charge).

Saat ini pun banyak meeting yang dilakukan di cafe atau restoran untuk efisiensi waktu (dan seringkali juga karena tidak kebagian ruang meeting). Lagi-lagi akibatnya, ruang kerja ybs menjadi kosong.

Statement ini masih kontroversi, termasuk bagi penghuni sebuah perusahaan yang mendukung flexi hours & agile working sekalipun: “Working is not a PLACE, it’s a RESULT”. Silakan renungi dan bertukarpikiran. (jangan debat kusir lho ya ). Buat saya pribadi, I trully agree the statement. Utamanya karena pekerjaan saya yang mengharuskan pergi kesana-kemari, rasanya sudah ketinggalan jaman apabila performa seseorang diukur dari berapa sering dan berapa lama seseorang nongkrong di kantor. Bukan juga saya mengesampingkan disiplin. Intinya: not abusing the flexibility, be responsible, and be mature with our roles. 

Konsep agile working, termasuk di dalamnya unsur flexible hours dan work from home memang tidak mudah dilaksanakan dan diterima oleh semua orang. It takes changes of paradigm, including those who implement it. Saya pernah menjalankan fasilitas working from home seminggu sekali. Siapa bilang tidak menimbulkan kesalahpahaman? Anak bingung karena ibunya ada di rumah, tapi tak bisa bermain dengannya. Ibu harus menyesuaikan kedisiplinan karena rasanya tak kuasa menolak ajakan main anak namun pekerjaan tetap harus diselesaikan dari rumah.

Namun janganlah khawatir, semua bisa disesuaikan. Pikirkan saja manfaatnya. DELIVERABLES-nya: bekerja 8 jam/hari. Deadline terpenuhi. Komunikasi dengan tim lancar. KPI terpenuhi. PLUS masih bisa: antar anak sekolah. Melihat performance anak di sekolah. Antar anak les. Belanja ke pasar. Banking time. Berenang. Jogging. Creambath. MEMINIMALISIR: kemacetan di jalan. Kesel di jalan. Tua di jalan. JANGAN SAMPAI: Intinya tak tercapai, tapi PLUS-nya yang tercapai :D:D Remember, don’t abuse the flexibility.

My Web, My Place …

*written by Vera Makki www.veramakki.com*

6th IPPG Workshop – Communications for CSR

Let’s join the workshop. Friday, 13 April 2012, 9.00AM- 17.00 PM.

Learn from the experts from various industry: CSR consultant, Oil & Gas Industry, Consumers Good, and Academic. Seats are limited. Daftar segera.

Apakah Komunikasi Penting bagi Anak SMA?

Kembali ke masa SMA. Masih lekat dalam ingatan saya saat itu di tahun 1990-an bagaimana komunikasi tidak termasuk dalam daftar penting untuk dijalankan. Pun para guru sepertinya juga tidak pernah menggaungkan pentingnya komunikasi aktif dalam menggapai mimpi dan menuju kesuksesan. Fokus kesuksesan yang diarahkan bagi anak SMA adalah bagaimana agar bisa lulus ujian nasional dan masuk perguruan tinggi negeri. Ternyata setelah 18 tahun berlalu, paradigma itu masih belum bergeser.

Apa benar demikian? Saya pun mendapat kesempatan untuk share di kelas ‘Communication & Presentation Skill’ yang diusung oleh @akademiberbagi (www.akademiberbagi.com) – suatu komunitas nirlaba bagi siapapun yang ingin belajar dan tanpa dipungut biaya. Kali ini #akademiberbagi menyasar anak-anak sekolah dengan tagline #AkberGoesToSchool. Sebagai warga BSD dan ingin menjadi bagian dari perkembangan komunitas di Tangerang, sharing kali ini berlangsung di SMAN 3 Tangerang pada Sabtu, 28 Januari 2012 (organized by @UmariniUmar, @ranume, dan @beriozka ).

Nah, apa sih arti penting komunikasi buat para generasi muda ini? Bagaimana menyelaraskan harapan orang tua, ambisi guru, dan keinginan dari murid-murid itu sendiri? Apakah siswa-siswi sudah diberi arahan dan waktu yang cukup untuk benar-benar menyelami apa yang sebenarnya mereka inginkan selepas sekolah? Disinilah arti penting komunikasi. Survei yang saya lemparkan ke mereka pun antara lain menanyakan “Seberapa OK kah komunikasi kamu dengan ortu?”

Komunikasi bukan sekedar ngobrol atau menyampaikan unek-unek, tetapi  bagaimana lawan bicara bisa mengerti apa yang kita komunikasikan, untuk kemudian setuju dengan apa yang kita ungkapkan. Persetujuan menghasilkan dukungan. Dukungan itu penting untuk menambah rasa percaya diri. Percaya diri merupakan salah satu kunci kesuksesan.  Banyak anak SMA yang salah jurusan karena ternyata minatnya tidak di situ. Ada anak SMA yang berhasil di jurusan tersebut tetapi ternyata itu bukan passion-nya, hanya sekedar memenuhi ambisi orang tua.

Apabila anak lebih memahami teknik komunikasi dan dapat secara komprehensif mengutarakan keinginannya, hasilnya akan lebih memuaskan bagi semua pihak. Ia dapat mengindentifikasikan minatnya, sehingga dapat memilih jurusan kuliah yang ia inginkan. Ia pun akan lebih bertanggungjawab dan bekerja keras dalam meraih sukses karena jalur yang dijalankan memang benar-benar berdasarkan keputusannya sendiri, bukan tekanan dari pihak manapun.

Inilah gap yang saya coba jembatani di kelas komunikasi dengan materi antara lain memahami kebutuhan komunikasi, 4 karakter manusia, bagaimana tips berkomunikasi dengan masing-masing karakter, serta tips singkat dalam meningkatkan kemampuan presentasi. Yang  tak kalah esensial dalam meningkatkan kemampuan komunikasi dan presentasi adalah terbuka terhadap feedback. Artinya, kita juga sebaiknya memiliki kemampuan mendengarkan dengan baik. Listen, not heard.

Hasil survei pun dijelaskan di akhir sesi. Satu hal yang membuat saya senang, ternyata hampir semua murid memberikan angka 5 (1 sangat tidak penting, 5 sangat penting) akan pertanyaan “Apakah Komunikasi itu Penting buat Kamu?” . Selamat meraih masa depan! (written by Vera Makki – www.veramakki.com )